Vad är en tidrapport?
En enkel guide för hantverkare
Som hantverkare är det viktigt att ha kontroll över ditt arbete, både för att kunna fakturera korrekt och utnyttja tiden på bästa sätt. Det får du med hjälp av tidrapporter. Men vad är egentligen en tidrapport och hur kan den hjälpa dig? Här kommer vi att förklara vad en tidrapport är och varför den är viktig för dig som hantverkare. Låt oss dyka in!
Vad är då en tidrapport?
En tidrapport är en sammanställning av den tid du har spenderat på olika arbetsuppgifter, övertid och frånvaro. Den kan vara en enkel anteckning på papper eller en mer avancerad digital rapport som skapas av en applikation eller ett verktyg. Tidrapporten visar vilka projekt du har arbetat med, hur mycket tid du har lagt ner på varje projekt och ibland även vilka aktiviteter du har ägnat dig åt.
Kärt barn har många namn
Men är en tidrapport alltid en tidrapport? Nej, det behöver det ju verkligen inte vara. Det är ju inte alltid en rapporterar in tid, det kan ju vara material, artiklar och produkter som ska in på de olika momenten och projekten. Och sedan är det ju vad det kallas också. Är det i en tidrapport du fyller i dina arbetade timmar? Eller håller ni på med tidredovisning? Ni kanske rent av sysslar med tidsregistrering? Det spelar ju ingen roll. Oavsett om ni tidrapporterar, tidredovisar eller tidsregistrerar gör ni er själva en tjänst.
Varför är tidrapporter viktiga för hantverkare?
- Fakturering och korrekt prissättning
Genom att rapportera tid och material kan du säkerställa att du fakturerar dina kunder korrekt. När du har svart på vitt hur mycket tid och material du har spenderat på ett projekt kan du sätta rätt pris och undvika under- eller överdebitering.
- Tidsstyrning och effektivitet
Att regelbundet rapportera tid ger dig en överblick över hur du spenderar din arbetstid. Detta kan hjälpa dig att identifiera ineffektiva arbetsrutiner och ge dig möjlighet att förbättra dem. Du kan se vilka uppgifter som tar mest tid och om det finns områden där du kan optimera processen.
- Projektplanering och resursallokering
Med tillgång till historiska tidrapporter kan du göra bättre planering framåt. Du kan se hur lång tid liknande projekt tidigare har tagit och använda denna kunskap för att göra mer realistiska tidsplaner och allokera resurser på ett effektivt sätt.
- Utvärdering av arbetskostnader
Tidrapporter hjälper dig att få en tydlig bild av hur mycket tid som krävs för olika typer av arbetsuppgifter. Detta kan vara till stor hjälp när du uppskattar kostnaden för ett nytt projekt eller när du behöver utvärdera om du behöver anställa mer personal för att hantera arbetsbelastningen.
Hur skapar man en tidrapport?
Att skapa en tidrapport behöver inte vara komplicerat. Här är några enkla steg för att komma igång:
- Identifiera de projekt och arbetsuppgifter du arbetar med
Skapa en lista över de olika projekt och arbetsuppgifter du är involverad i. Det kan vara användbart att ha en standardiserad lista med vanliga arbetsuppgifter och projekt som du ofta utför.
- Spåra din tid
För varje arbetsuppgift eller projekt, spåra den tid du lägger ner. Det finns olika sätt att göra detta. Du kan använda en timer-app på din telefon, en tidsspårningsfunktion i ett projektverktyg eller helt enkelt skriva ner tidsperioderna manuellt.
- Dokumentera arbetsuppgifter
För varje tidslucka, ange vilken arbetsuppgift eller aktivitet du har ägnat dig åt. Det kan vara specifika uppgifter som "installera strömbrytare", ”spika panel” eller mer allmänna aktiviteter som "kundmöte" eller "materialinköp".
- Summera och organisera tidrapporten
När du har spårat din tid under en viss period, summera och organisera informationen. Du kan använda en tidrapportmall eller ett digitalt verktyg för att göra det enklare. Se till att varje tidslucka har en tydlig beskrivning och att antal rapporterade timmar stämmer.
- Analysera och dra slutsatser
Ta dig tid att analysera tidrapporten regelbundet. Titta på hur mycket tid du har lagt på olika projekt, vilka arbetsuppgifter som tar mest tid och om det finns områden där du kan effektivisera. Detta kan hjälpa dig att planera framåt och göra justeringar i din arbetsprocess.
Summan av kardemumman
En tidrapport är ett värdefullt verktyg för hantverkare som hjälper till att dokumentera och spåra den tid som läggs på olika projekt och arbetsuppgifter. Få full koll på dina och dina anställdas arbetade timmar och frånvaro samt tidsåtgång per projekt och arbetsuppgift.
Med hjälp av ett digitalt projektverktyg kan du effektivisera processen med automatiserad summering och rapportering för fakturering och löneunderlag. Trinax Tid & Projekt är ett prisvärt projektverktyg som sparar tid och pengar åt Sveriges hantverkare. Nyfiken? Se våra paket och priser här.
